Automatiser la planification des entretiens
L’automatisation de la planification des entretiens en recrutement : créneaux partagés, invitations, rappels, replanification. Fini les échanges d’emails.
Fixer un entretien implique souvent trois agendas (candidat, recruteur, client) et une dizaine d’emails. L’automatisation de la planification des entretiens réduit cet échange à un clic pour le candidat.
Le circuit manuel
Typiquement : le recruteur propose deux dates, le candidat répond qu’il n’est pas libre, le client doit valider, on recommence, on envoie l’invitation, on oublie le rappel. Chaque étape est une source de retard.
Le circuit automatisé
- Le recruteur déclenche l’invitation depuis l’ATS (changement de statut).
- Le candidat reçoit un lien vers les créneaux réellement disponibles, calculés d’après les agendas du recruteur et, si besoin, du client.
- Il choisit un créneau.
- Tout est créé automatiquement : événement dans les agendas, lien de visio, mail de confirmation, fiche ATS mise à jour.
- Des rappels partent la veille et le matin même.
- En cas d’empêchement, le candidat replanifie lui-même, et chacun est prévenu.
Les variantes utiles
- Plusieurs interlocuteurs : l’entretien avec le client exige que ses disponibilités soient prises en compte.
- Durées différentes selon le type d’entretien (téléphonique, visio, sur site).
- Marges pour les déplacements entre deux rendez-vous.
- Fuseaux horaires pour des candidats à l’étranger.
Les outils
Des outils de prise de rendez-vous existent et couvrent déjà beaucoup de cas. Ce qu’on ajoute avec une plateforme comme Make ou n8n, c’est le lien avec l’ATS : le statut du candidat change, la fiche se met à jour, le prochain message part, sans que personne ne copie une date.
Où l’IA aide
- Comprendre une réponse libre (« plutôt en fin de semaine prochaine ») et proposer des créneaux adaptés.
- Préparer le dossier pour l’entretien : résumé du CV, points à creuser.
- Rédiger le compte rendu à la fin.
Les précautions
- Confirmer systématiquement : un candidat qui ne répond pas est relancé.
- Garder la main : le recruteur peut toujours modifier un rendez-vous.
- Respecter les données : les agendas contiennent des informations personnelles, limitez les accès.
Gain attendu
Moins d’allers-retours, moins d’oublis, plus de rendez-vous tenus. Pour appliquer cela à votre cabinet, voir nos automatisations pour cabinets de recrutement ou l’audit gratuit.